PMO 更有效项目管理的最佳实践

mehedi91k

如果仅设立一个项目管理办公室（PMO）就足以保证项目全面成功，那么每家公司都会有一个，无论规模有多大。 然而，创建有效的PMO本身往往是一个具有挑战性的项目。这是许多公司都未能做到的。 如果你不知道自己在做什么，就不要指望改变你的公司。 在某些情况下，PMO 以微不足道的方式为项目做出贡献，但无法完全启动，也永远无法实现您的崇高目标。最坏的情况是，您的公司会浪费时间、精力和金钱。 但你不需要盲目地进入未探索的领域。 在本文中，我们将分享 6 个 PMO 最佳实践、案例研究见解以及我们自己的最佳技巧，以帮助您有效地设置和管理 PMO。 开始使用公司不应忽视的 6 个 PMO 最佳实践 让我们仔细看看 6 个最佳实践，它们将使您的 PMO 更上一层楼。但首先： 怎样才是一个好的 PMO？ 为您的企业建立成功的 PMO 的关键是在开始招聘之前全面了解您的需求和优先事项。 这很重要，因为 PMO 的角色应该与公司其他部门的缺点相匹配。 例如，如果员工敬业度和协作是一个普遍存在的问题，那么解决它应该是您的首要任务。

正确的 PMO 服务将比监督单个项目产生更大的影响。 项目管理协会 (PMI) 建议使用“PMO 价值环”作为指导方针 — 不用担心，它不含钻石。它强调了一个 8 步流程，从定义您的 PMO 服务和目标开始。它还强调在建立 PMO 后进行调整和调整。 PMO价值环 （图片来源） 您不需要应用这个 PMO 框架，但您应该学习它的原理。 现在让我们来看看最佳实践： 1. 为范围、风险和变更管理制定明确的指导方针 根据 Axelos 的研究，项目组合管理 (PPM) 的5 个首要问题中有 3 个与范围设置和变更管理不善直接相关。 沟通不良对项目调查结果的影响 （图片来源） 您的 PMO 应制定流程，使估算范围、时间表和 Whatsapp 号码列表 预算更加切合实际。您甚至可以成立一个专门的团队或委员会来审查一切。 预测和考虑规划中的风险是其中的重要组成部分。有了预测的风险和应急计划，变革管理也变得容易多了。 彻底的研究是做出正确决定的先决条件。是否启动一个项目，优先考虑什么，这样的例子不胜枚举。 项目管理充满了重大决策，其中假设是致命的。 2. 缩小利益相关者和项目团队之间的差距 Axelos 的一项研究表明，高级管理层与项目经理密切合作的公司比那些不密切合作的公司更成功。 高级管理层和 PPM 成功 （图片来源） 外部利益相关者也对项目的成功产生重大影响。



因此，任何称职的 PMO 都应该专注于提高利益相关者的全面参与度。 Wellingtone 采访的 PPM 专业人士强调，利益相关者的参与是价值最高的PPM 流程，同时也易于实施。 PPM过程价值和难度 （图片来源） 所以把它作为优先事项。即使项目发起人最终对项目负责，也要创建流程以使所有利益相关者参与并了解最新情况。 开始使用 3. 标准化项目管理流程和KPI 确定和标准化项目的最佳管理方法至关重要。这是为您的公司增加价值的好方法。 PMO 标准是什么？ PMO 通常会致力于标准化公司的项目管理方法、 PMO KPI ，甚至软件工具和协作协议。 关键是创建一组可重复的流程和文档，任何较小的项目团队都可以依靠它们来更好地工作。您可以使用工具来自动化这些流程和 KPI；例如，如果您使用 Microsoft 365，则可以部署pmo365等解决方案，其中包含最佳实践项目管理流程和 KPI 库。 4. 在日益偏远的员工队伍中关注团队和员工的参与度 根据盖洛普2020 年的一项研究，员工敬业度高的公司可以获得很多好处。 他们的收入增加了 18% 他们的工作效率提高了 14% 他们保留了 43% 的人才 这还只是精彩片段。减少缺勤、提高工作质量等等。员工敬业度是一个潜在的金矿，而不是成本中心。 但随着员工过渡到远程工作，您可能会发现这更具挑战性。2020 年，高达42%的美国劳动力在家工作。